Solicitud de autorización para sistema de facturación
Para
que una entidad inicie operaciones comerciales en Nicaragua, se deben
considerar una serie de trámites legales a llevar a cabo que permitan cumplir
con todos los requerimientos necesarios, evitando así multas y problemas con
las instituciones.
En
el marco de estos procesos burocráticos, es de gran relevancia considerar
trámites ante la Administración Tributaria (AT), es decir la Dirección General
de Ingresos (DGI) que se encarga de los temas fiscales: impuestos sobre la
renta de trabajo, renta de actividades económicas, impuestos por ganancias de
capital, impuestos sobre rentas de capital, entre otros.
Usualmente
las entidades que por el volumen de sus transacciones no pueden perder tiempo
elaborando facturas de forma manual terminan acudiendo a los sistemas de
facturación, programas que permiten realizar esta tarea de manera rápida y
ágil, automatizando la creación de facturas. Para que una entidad utilice un sistema
de facturación, no basta con la adquisición, es decir la compra de la licencia
a un proveedor, sino que en Nicaragua se debe contar con la autorización por
parte de la Dirección General de Ingresos (DGI).
En
este aspecto, es importante recordar la DISPOSICIÓN TÉCNICA No. 09-2007 que
contiene numerosos requisitos y controles sobre cómo debería operar un sistema
de facturación, sin embargo lo más ágil sería dirigirse a la administración de
renta en la que el contribuyente esté inscrito para pedir en atención al
público la lista formal de documentos exigidos para proceder con la solicitud
de autorización. Esto en consideración de que las administraciones de rentas
pueden pedir documentos o explicaciones técnicas sobre el funcionamiento del
programa que no estén dispuestos en la ya mencionada disposición técnica.
Algunos
de los requisitos:
-Carta
de solicitud dirigida al administrador de Renta firmada por el representante
legal.
-Indicar
fecha de inicio del sistema.
-Nombre
del autor.
-Fecha
de adquisición del sistema.
-Características
del software.
-Resguardo
de la información.
-Poder
Representante legal.
-Fotocopia
de cédula
-Retención
por compra del sistema.
-Factura
de contingencia.
-Factura
emitida por el sistema prueba.
-Manual
técnico impreso y CD.
A
pesar de que la propia DGI cuente con un listado de documentos necesarios y que
la propia disposición técnica antes mencionada establezca los requisitos
pormenorizados, el funcionario (inspector) que esté a cargo de la solicitud
puede requerir otra documentación soporte que queda a su criterio.
Este
trámite puede ser particularmente lento (tomar más de un mes) dependiendo de las
exigencias de documentación de la AT, por ejemplo se pueden solicitar adendas
al contrato con el proveedor del software en las que se garantice que si la
relación contractual se acaba, siempre existirá registro (histórico) de las operaciones
comerciales efectuadas. En este punto es recomendable acordar de antemano con el proveedor la posibilidad de descargar en excel los registros.
Los
requerimientos de información tendrán un plazo de 10 días que la DGI otorga
aunque en realidad la ley (LCT, RLCT, Código tributario) estipula que este
período es para las auditorías cuando la administración tributaria solicita
información al contribuyente y el proceso de inspección para la puesta en
marcha de un sistema de facturación no es per se una auditoría. En el caso de
que la información no sea suministrada en ese plazo, lo más probable es que la
DGI notifique el rechazo de la solicitud.
También
es importante recalcar los formalismos que exige la DGI; en el proceso de
solicitud de autorización para uso de sistema de facturación se deben enviar
contratos, adendas, y una serie de documentos que todos deben constar en
original, con firmas y sellos correspondientes, además de estar en español. De
lo contrario, se corre el riesgo de que estos documentos no sean avalados por
la autoridad y el trámite se vaya estancando.
Una
vez que la solicitud haya sido presentada en la administración de rentas
correspondiente, se pasa por un proceso de revisión en el que si no se cuestiona
alguno de los documentos o no se piden otras informaciones, solo falta la
inspección en la que un funcionario llegará al local del contribuyente para
pedir muestras de facturas realizadas en su presencia, con impuestos o sin
gravar productos, además de los reportes emitidos por el sistema de
facturación, junto con el ejemplo de cómo se anulan las facturas.
Para
la inspección el sistema tiene que estar funcionando al 100 %, contando con
toda la base de datos de los precios y nombres de los productos de tal manera
que las facturas emitidas sean equivalentes a las que se ocuparían en la
atención al público, salvo que no contendrían el autorizado, código que la DGI
otorgará tras recibir la aprobación. Estas facturas “de prueba” deben cumplir
con todos los requisitos legales que exige la LCT, por ejemplo, el inspector
verificará que cuenten con el RUC de la empresa y que no existan errores. El inspector
puede solicitar la emisión de dos o tres facturas que deben seguir un orden
específico de numeración, también cuestionar sobre el tema de la seguridad.
Tras
la inspección, se puede pedir más información partiendo del criterio del
inspector, lo mejor es presentarla cuanto antes de forma física en la
administración de rentas, el contribuyente debe esperar hasta que se le llame
para acudir a recibir el autorizado si finalmente se ha cumplido con todas las
exigencias de la AT. El autorizado es un código que se incorpora a las facturas
y se debe presentar sello de la entidad para recibirlo.
En
el caso de que una entidad tenga múltiples sucursales, para cada una se debe
solicitar autorización de uso de sistema de facturación, ocupando diferentes
series para cada local.
Como
probablemente este trámite tome mucho tiempo, se puede recurrir a la
utilización de facturas preimpresas para que la entidad opere mientras siga
avanzando el trámite para la aprobación del sistema de facturación.
Si
acontece que la solicitud es rechazada, se debe proceder a presentar una nueva
solicitud argumentando que ya existía un previo proceso para que se considere
la información (manual en físico y en CD, facturas, contratos, retenciones,
etc.) que ya fue enviada a la DGI y consta en el expediente creado para el
contribuyente. Lo más probable es que en el nuevo proceso, se tenga que volver
a pasar por otra inspección.
Las observaciones y comentarios expuestos en este artículo no se deben asociar a la posición de ninguna compañía ya que únicamente representan la opinión de su autor y se debe considerar que está sujeta a cambios en tanto que las normas y procedimientos pueden ser modificados por las autoridades.
[English]
Authorization request for billing
system
For an entity
to start commercial operations in Nicaragua, a series of legal procedures must
be considered to be carried out in order to comply with all the necessary
requirements, thus avoiding fines and problems with the institutions.
Within the
framework of these bureaucratic processes, it is of great importance to
consider procedures before the Tax Administration (TA), that is, the General
Directorate of Revenue (DGI) that is in charge of fiscal matters: taxes on
income from work, income from activities economic, capital gains taxes, capital
income taxes, among others.
Usually, entities that due to the volume of their transactions cannot waste time preparing invoices manually end up resorting to billing systems, programs that allow this task to be carried out quickly and agilely, automating the creation of invoices. For an entity to use an invoicing system, the purchase is not enough, that is, the purchase of the license from a provider, but in Nicaragua it must have authorization from the General Directorate of Revenue (DGI).
In this regard, it is important to remember TECHNICAL PROVISION No. 09-2007, which contains numerous requirements and controls on how an invoicing system should operate. Nonetheless, the easier way would be to ask at public attention (DGI) for the formal list of documents required to proceed with the authorization request. This in consideration that the revenue administrations may request documents or technical explanations on the operation of the program that are not provided in the aforementioned technical provision.
Some of the
requirements:
-Application
letter addressed to the Income Administrator signed by the legal
representative.
-Indicate
system start date.
-Author's
name.
-Date of
acquisition of the system.
-Software
features.
-Safety of
information.
-Power of
attorney legal representative.
-Photocopy of
ID
-Retention
for purchase of the system.
-Contingency
bill.
-Invoice
issued by the test system.
- Printed technical manual and CD.
Despite the
fact that the DGI itself has a list of necessary documents and that the
aforementioned technical provision itself establishes the detailed
requirements, the official (inspector) in charge of the application may require
other supporting documentation that is left to his discretion.
This process
can be particularly slow (take more than a month) depending on the
documentation requirements of the TA, for example, addenda to the contract with
the software provider can be requested in which it is guaranteed that if the
contractual relationship ends, always there will be a record of the commercial
operations carried out.
The
information requirements will have a term of 10 days that the DGI grants
although in reality the law (LCT, RLCT, Tax Code) stipulates that this period
is for audits when the tax administration requests information from the
taxpayer and the inspection process for the Setting up a billing system is not
an audit per se. In the event that the information is not provided within that
period, it is most likely that the DGI will notify the rejection of the
request.
It is also
important to emphasize the formalities required by the DGI; In the process of
requesting authorization to use the billing system, contracts, addenda, and a
series of documents must be sent, all of which must be in original, with
corresponding signatures and seals, in addition to being in Spanish. Otherwise,
there is a risk that these documents will not be endorsed by the authority and
the process will stall.
Once the
application has been submitted to the corresponding revenue administration, it
goes through a review process in which if any of the documents are not
questioned or other information is not requested, the only thing missing is the
inspection in which an official will arrive to the taxpayer's office/store to
request samples of invoices made in their presence, with or without taxing
products, in addition to the reports issued by the invoicing system, along with
an example of how invoices are canceled.
For the
inspection, the system must be working 100%, with the entire database of the
prices and names of the products in such a way that the invoices issued are
equivalent to those that would be dealt with in customer service, except that
they would not contain the authorized code that the DGI will grant after
receiving approval. These "test" invoices must meet all the legal
requirements established by the Law of Tributary Concertation ("LCT"), for example, the inspector will verify that
they have the company's RUC ("ID") and that there are no errors. The inspector can
request the issuance of two or three invoices that must follow a specific order
of numbering, also question the issue of security.
After the
inspection, more information can be requested based on the inspector's
criteria, it is best to present it as soon as possible physically in the income
administration, the taxpayer must wait until they are called to receive the
authorization if it has finally been fulfilled with all the requirements of the
AT. The authorized is a code that is incorporated into the invoices and the
stamp of the entity must be presented to receive it.
In the event
that an entity has multiple branches, authorization to use the billing system
must be requested for each one, occupying different series for each location.
As this
procedure will probably take a long time, it is possible to resort to the use
of pre-printed invoices so that the entity operates while the procedure for the
approval of the billing system continues.
If it happens
that the request is rejected, a new request must be submitted, arguing that
there was already a previous process for the information (physical manual and
CD, invoices, contracts, withholdings, etc.) that was already sent to be
considered to the DGI and appears in the file created for the taxpayer. Most
likely, in the new process, it will have to go through another inspection.
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